Aprobación Electrónica en MASTERWEB (Workflow)

Las aprobaciones vía papel son una de las labores que toman un tiempo considerable en cualquier organización, y son necesarias para poder publicar algún documento o bien para levantar o cerrar auditorías, acciones correctivas, quejas, etc.

MASTERWEB le proporciona una solución automatizada para este proceso a través de la programación de rutas de aprobación para cualquier necesidad interna que requiera una evidencia de esta naturaleza, que, con los controles adecuados, pueda ser validado a futuro por los auditores certificadores de estas normas de calidad.

Etapas de la aprobación electrónica:

•Los usuarios pueden ingresar en un servidor central sus archivos en formato nativo y tendrán la opción de convertirse a PDF* y bloquear con ello la impresión y extracción de datos.

• Comenzará en automático el proceso de notificación via email en cada paso, en forma serial o en paralela con cualquier cantidad de aprobadores por paso.

•Los aprobadores podrán ver el documento sin modificarlo para asegurar su integridad durante toda la aprobación, pero podrán agregar comentarios sobre su contenido.

• Al concretarse las aprobaciones requeridas por cada etapa, el proceso continuará para el siguiente bloque de aprobadores igualmente con notificaciones por email.

• Si en alguna etapa se rechazara el documento, se enviará un mensaje al emisor, el cual deberá editar el archivo de acuerdo a los comentarios de la persona que rechazó y deberá reenviar el nuevo archivo a una aprobación completa de nuevo.

• Cada iteración de aprobación de cada documento quedará registrada en un histórico con fechas, horas, y comentarios.

•Al concluirse la aprobación, se actualizará en automático dicho documento en la sección de consulta general, enviando la versión anterior a la BOVEDA de OBSOLETOS para su resguardo.

•Se enviará un aviso de la aprobación concluida a los involucrados del área, el cuál contendrá un hipervínculo para que puedan consultar los detalles fácilmente.

• Toda actividad en el proceso quedará registrada en el historial de aprobaciones con nombres, fechas, horas y comentarios.